Besuchermanagement B365 Funktionen

B365 von anouri setzt auf das Microsoft 365 Konzept auf, nutzt SharePoint und ist schnell in die Microsoftwelt integriert.

Funktionen rund um den anouri-Core

Der Kernbereich des Quellcodes ist der anouri-Core. Er ist schlank und effizient und wirkt wie ein leistungsstarker Motor auf alle Funktionen, die angekoppelt werden. Er leistet die schnelle Koordination der Aufgaben, sorgt für ein hohe Ausfallsicherheit und garantiert die Einhaltung der Datenschutzanforderungen (DSGVO).

C1ompliance-Funktionen

Wir legen großen Wert auf den sicheren Umgang mit Besucherdaten. Mit B365 gewährleisten wir, dass Mitarbeiter Ihres Unternehmens nur die Besucher sehen können, für die sie autorisiert wurden, gemäß einem vorkonfigurierten Berechtigungskonzept. Besucher werden durch entsprechende Informationen über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten informiert, die sie gegenzuzeichnen haben. Zudem werden Besucherdaten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, fristgerecht und automatisiert aus Ihrem Microsoft 365 entfernt.

Die Vorgaben und Richtlinien Ihres Unternehmens lassen sich direkt in B365 integrieren. Sei es durch manuelle oder automatisierte Abläufe, die einzuhalten sind, das Erfassen spezifischer Daten oder das Festlegen von Verhaltensregeln für Besucher. Diese Richtlinien können je nach Art des Besuchs individuell angepasst werden.

Einmaligen sowie wiederkehrenden Besuchern kann die Einfahrt auf das Werksgelände entweder genehmigt oder eigenständig ermöglicht werden. Die Genehmigung der Zufahrt ist jedoch nicht jedem unberechtigten Mitarbeiter möglich. Bei Bedarf kann die Berechtigung zur Werkszufahrt von speziell autorisierten Personen erteilt werden.

Beim Eintreffen von Besuchern erfasst Ihr Personal am Empfang deren Ankunfts- und Abreisezeiten. Alternativ kann der Besuch auch ohne Empfangspersonal durch eine Selbstregistrierung über ein Tablet mittels QR-Code erfasst werden. In beiden Fällen kann der Besuch die Besucherinformationen bestätigen, gegebenenfalls mit Unterschrift.

Bei Ankunft in Ihren Räumlichkeiten kann der Besuch eine Besucherinformation inklusive Verpflichtungserklärung auf einem Tablet mit seiner Signatur bestätigen. Abhängig vom Grund des Besuchs, der Sprache des Besuchers oder Ihren weltweiten Niederlassungen können unterschiedliche Informationen angezeigt werden. Auch die Unterscheidung zwischen einem Dienstleister oder einem Kunden sowie dem Wunsch nach einem WLAN-Zugang führt zu angepassten Informationstexten.

Alle unterschriebenen Texte und Informationen können automatisiert per E-Mail als PDF-Kopie an den Besucher gesendet werden. Eine Archivierung der unterzeichneten Dokumente mit fristgerechter Löschung gemäß den Datenschutzvorgaben ist selbstverständlich.

Zusätzlich zur herkömmlichen Papierform bietet Ihnen B365 die Möglichkeit eines papierlosen Empfangsprozesses, bei dem Ihre Mitarbeiter Besucher durch einen QR-Code in Ihrer firmeneigenen App identifizieren können. Nicht nur der berechtigte Zutritt kann dabei geprüft werden, sondern auch personenbezogene Daten wie Name, Firma usw. sowie Informationen über besuchte Mitarbeiter, Termine und Räume ausgelesen werden, um verlorenen Besuchern beim Finden Ihres Ansprechpartners oder Meetingraumes behilflich zu sein.

Im Falle eines hoffentlich nie eintretenden Notfalls kann über einen Knopfdruck eine Anwesenheitsliste zur Überprüfung von Evakuierungen erstellt werden. Sollte es zu einem Papierstau im Drucker kommen, haben berechtigte Personen die Möglichkeit, die anwesenden Besucher auch online über ihre persönlichen Mobilgeräte einzusehen.

Die Anwesenheit der Besucher, die Anzahl der Besucher nach Niederlassung oder Besuchsgründen sowie eine Vielzahl weiterer relevanter Daten zum Besuchermanagement können mithilfe eigens konfigurierter Ansichten abgefragt und analysiert werden.

Wenn sich ein Besucher nach Ablauf seines Besuchstermins nicht abgemeldet hat, wird der besuchte Mitarbeiter darüber informiert. Dies ermöglicht es ihm, den Besucher nachträglich selbst abzumelden. Falls dies nicht geschieht, kann das System den Besucher automatisch als abgemeldet markieren, falls er über Nacht noch anwesend ist.

Nach Ablauf einer vom Kunden festgelegten Löschfrist, üblicherweise 90 Tage, werden sämtliche Besucherdaten automatisiert aus dem Microsoft 365 Datenbestand gelöscht. Dadurch werden Datenschutzrichtlinien und Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten.

C2omfort-Funktionen

B365 ist von Anfang an für die mehrsprachliche Verwendung entwickelt worden. Besucher können in 7 vordefinierten Sprachen empfangen werden:

• deutsch
• englisch
• spanisch
• französisch
• polnisch
• tschechisch

Auf Anfrage können weitere Sprachen hinzugefügt werden.

B365 ist kein Abo. Sie erhalten Ihre individuelle Lösung zum Festpreis.

Stammgäste können in einem hinterlegten Verzeichnis gespeichert werden. Dies reduziert die Notwendigkeit für wiederholte Dateneingaben und ermöglicht diesen Gästen eine unkomplizierte Selbstregistrierung auch ohne vorherigen Termin. Dadurch wird Zeit bei der Anmeldung eingespart, während gleichzeitig alle rechtlichen Verpflichtungen eingehalten werden.

Unterzeichnete Besucherinformationen können mit einer festgelegten Gültigkeitsdauer versehen werden. Während dieser Zeit müssen wiederkehrende Besucher diese Informationen nicht erneut unterzeichnen. Dies spart sowohl am Empfang als auch bei der Selbstregistrierung wertvolle Zeit und gewährleistet gleichzeitig, dass Verhaltensregeln regelmäßig präsent sind und eingehalten werden.

Wichtige Informationen wie Termine, Erinnerungen und Ereignisse werden an Besucher per E-Mail verschickt. Alternativ können Nachrichten an interne Mitarbeiter auch über Microsoft Teams gesendet werden. Dies verkürzt Kommunikationswege und hält alle beteiligten informiert.

Die Vielfalt der Besuchsgründe spiegelt sich in den individuellen Absichten und Abläufen der Besucher wider. Durch gezielte Vorlagen können Sie passgenau auf diese Bedürfnisse eingehen und relevante Informationen effektiv bereitstellen.

Falls Sie eine Parkplatzverwaltung haben, ermöglicht es B365 Ihnen Parkplatzanforderungen per E-Mail oder individuell über Schnittstellen zu übermitteln. Bei Bedarf können auch Nummernschilder erfasst und Parkplätze zugewiesen werden.

Durch ein fest installiertes Tablet im Eingangsbereich Ihres Unternehmens können sich angemeldete Besucher eigenständig ein- und auschecken. Auch unerwartete Besucher können schnell registriert werden. Ihre besuchten Mitarbeiter werden automatisch über das Eintreffen des Besuchs informiert.

C3apability-Funktionen

Durch die Integration in Microsoft Entra (ehemals Active Directory) wird die Berechtigungsverwaltung Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und ermöglicht es jedem, Besucher eigenständig anzumelden. Mitarbeiterdaten wie Name, E-Mailadresse, Telefonnummer und mehr sind sofort verfügbar, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand oder Doppelarbeit.

Das Besuchermanagement B365 basiert auf Microsoft 365 und SharePoint Online, und bietet eine nahtlose Integration in Ihr vorhandenes SharePoint Online Intranet, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive und mehr. Entwickelt nach bewährten Methoden, steht einer reibungslosen Integration von B365 in Ihre firmeninternen Abläufe nichts im Wege.

Termine mit Besuchern und Kollegen werden als Outlook-Termin verschickt und sind in allen Kalendern synchronisiert. Zentrale Terminänderungen und Absagen werden automatisch verfolgt, damit alle stets auf dem neuesten Stand sind.

Die interne Kommunikation kann wahlweise per E-Mail oder über Microsoft Teams erfolgen, je nach Ihren Vorlieben und Einstellungen.

Die Integration in Fremdsysteme hängt stets von deren technischen Spezifikationen ab. Besuchermanagement B365 bietet eine offene Architektur für Erweiterungen und Drittsystem-Anbindungen. In den meisten Fällen erfolgt die Integration am einfachsten über die Power Platform. Jedoch variiert die Umsetzbarkeit je nach den technischen Möglichkeiten des Fremdsystems sowie den Sicherheitsanforderungen. Bei Bedarf an technischer Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular oder persönlich.

Wenn Ihre Mitarbeiter über Kenntnisse in der Entwicklung von Microsoft Power Automate und Power Apps verfügen, können Sie B365 problemlos anpassen und erweitern. Der anouri-Core bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Integration von Power Automate Workflows, Power Apps und Drittsystemen, um eine umfassendere und nahtlosere Integration in Ihre Unternehmensprozesse zu gewährleisten.

Verwalten Sie Räume und Niederlassungen in Exchange Online? Dann integrieren Sie sie mit Besuchermanagement 365, um die Raumreservierung im Kalender anzubieten und automatisierte Konfliktprüfungen durchzuführen. Dies erleichtert die Terminabstimmung im Unternehmen erheblich.

Wenn Sie Ihre Räume in Exchange Online verwalten, können Sie sie nahtlos in Besuchermanagement B365 integrieren und Raumreservierungen auf Konflikte überprüfen lassen. Dadurch werden Doppelbuchungen vermieden und Meetings reibungslos abgewickelt.

Alle Daten Ihrer Mitarbeiter und Besucher werden in Ihrem eigenen Microsoft 365 Tenant gespeichert. Sie haben uneingeschränkten Zugriff und volle Kontrolle über diese Daten gemäß Ihren eigenen Bestimmungen. Ihre Daten, Ihre Entscheidung! Auf diese Weise können Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens individuell umsetzen und behalten die Kontrolle darüber.

Jede Niederlassung ist individuell verwaltbar. Es können eigene Besuchszeiten festgelegt werden, zu denen Besucher empfangen werden können. Die Steuerung über Berechtigungsgruppen pro Niederlassung sowie die Kontrolle über die Sichtbarkeit von Besuchern sind ebenfalls möglich. Zudem können für Niederlassungen im Ausland spezifische Sprachen sowie entsprechende E-Mail- und/oder Besucherinformationen festgelegt werden. Diese einfach zu handhabenden, individuellen Einstellungen für Niederlassungen bieten maximale Flexibilität.

Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung von B365 ist die nahtlose Integration in Ihr Intranet sowie die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung von E-Mails, Apps und Oberflächen. Logos, Bilder und Farben können dabei flexibel angepasst werden, um einen einheitlichen Firmenauftritt gegenüber Kunden, Besuchern und Mitarbeitern zu gewährleisten.

Über die benutzerfreundliche Oberfläche können Mitarbeiter Besucher zentral anmelden, während das Empfangspersonal sofort Einblick in die angemeldeten Besucher erhält und sich auf deren Ankunft vorbereiten kann. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für aufwändige Absprachen und Kommunikation mit dem Empfangspersonal. Mitarbeiter können Terminverschiebungen eigenständig durchführen.

Ereignisbasierte Benachrichtigungen über Statusaktualisierungen halten Mitarbeiter und Besucher stets auf dem Laufenden über aktuelle Geschehnisse – sei es die Ankunft des Besuchers, die Unterzeichnung von Dokumenten, Terminabläufe oder verpasste Abmeldungen. Dadurch behält jeder Beteiligte stets den Überblick, was eine solide Grundlage für ein effektives Risikomanagement darstellt.

Für eine weiterführende Verarbeitung der Besucherdaten können diese über die Standardfunktionalität von SharePoint hinaus nach voreingestellten Kriterien als CSV exportiert und automatisch abgelegt werden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die exportierten Daten entsprechend den Datenschutzbestimmungen behandelt werden müssen.

Für Ihre Besucher können individuelle Besucherausweise mithilfe anpassbarer Vorlagen gestaltet werden. Sowohl das Firmenlogo als auch die aufgedruckten Besucherdaten und Ausweisformate sind flexibel anpassbar.

Wählen Sie aus einer Vielzahl von Datenfeldern zur Erfassung von Besucherinformationen und stellen Sie individuell zusammen, welche Felder Sie benötigen und ob sie Pflicht- oder optionale Felder sind. Auf Anfrage können zusätzliche Datenfelder ebenfalls ergänzt werden.

Zusätzlich hinzufügbare Funktionen

Basierend auf der Basis-App zur Erfassung und Verwaltung von Besuchern können zusätzliche Features hinzugefügt werden:

Automatisierte Prozesse für das Archivieren von Besucherdaten, Benachrichtigungen der Mitarbeiter über das Ende von Terminen und die Ankunft von Besuchern, automatische Abmeldung von Besuchern über Nacht, Bereitstellung von Informationen über benötigte Parkplätze sowie das Löschen aller Besucherdaten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist sind bereits in B365 integriert und können je nach Bedarf aktiviert werden. Sollten zusätzliche Automatisierungen erforderlich sein, können Sie diese entweder eigenständig mit dem entsprechenden Know-how durchführen oder uns kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung Ihrer individuellen Erweiterungen.

Mit unserer Signatur-App für Besucherinformationen können Besucher individuelle Informationen auf dem Tablet lesen, signieren und diese als PDF abspeichern.

Mit unserer App zur Selbstanmeldung können Besucher sich selbstständig über einen zuvor erhaltenen QR-Code anmelden, individuelle Besucherinformationen auf dem Tablet lesen, signieren und diese als PDF abspeichern.

Nutzen Sie die Power Platform, um B365 nahtlos in externe und interne Lösungen zu integrieren. Führen Sie die Integration entweder eigenständig mit dem entsprechenden Know-how durch oder kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung Ihrer individuellen Erweiterungen.

  • Besucher-Liste auch für Notfallsituationen
  • Verwaltung von Vorlagen
  • Mehrsprachigkeit
  • Berechtigungsverwaltung
  • Mehrere Niederlassungen
  • Ausweisdruck

Ihre Funktion ist nicht dabei?

Sonderwünsche sind integrierbar. Die meisten Funktionen können Sie auch selbst ins System einfügen. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Fragen zu technischen Details beantworten wir gerne.

Besuchermanagement Biene rot