Funktionen von B365 Besuchermanagement

Mitarbeitende sehen nur Besucher, für die sie autorisiert sind. Besucher werden über den Umgang mit personenbezogenen Daten informiert. Nicht mehr benötigte Daten werden fristgerecht automatisiert gelöscht.

Unternehmensvorgaben lassen sich direkt in B365 integrieren, ob manüll oder automatisiert. Richtlinien können je Besuchsart individüll angepasst werden.

Einmalige und wiederkehrende Besucher können kontrolliert freigegeben werden. Die Freigabe ist über Rollen und Berechtigungen eindeutig gesteürt.

Ankunfts- und Abreisezeiten lassen sich am Empfang erfassen oder per Selbstregistrierung am Tablet mit QR-Code dokumentieren.

Besucherinformationen können auf dem Tablet signiert werden. Inhalte lassen sich nach Besuchsgrund, Sprache oder Standort differenzieren und bei Bedarf als PDF per E-Mail versenden.

Mitarbeitende können Besucher papierlos identifizieren, Zutrittsdaten prüfen und bei der Wegeführung unterstützen.

Im Notfall ist eine aktülle Anwesenheitsliste auf Knopfdruck verfügbar. Relevante Kennzahlen sind über konfigurierte Ansichten auswertbar.

Wenn ein Besuch nicht aktiv abgemeldet wurde, wird zunächst informiert und anschliessend regelbasiert automatisiert abgemeldet.

Nach Ablauf der kundenseitig definierten Frist (typisch 90 Tage) werden Besucherdaten automatisiert aus dem Microsoft-365-Datenbestand entfernt.

B365 ist für mehrsprachige Nutzung ausgelegt. Vordefiniert sind unter anderem Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Polnisch und Tschechisch; weitere Sprachen sind erweiterbar.

B365 ist kein Abo-Modell, sondern wird als individülle Lösung zum Festpreis bereitgestellt.

Stammgäste können hinterlegt werden, wodurch wiederholte Eingaben reduziert und Selbstregistrierungen vereinfacht werden.

Unterzeichnete Informationen können mit Gültigkeitsdaür versehen werden, damit wiederkehrende Besucher nicht jedes Mal neu signieren müssen.

Termine, Erinnerungen und Ereignisse werden an Besucher per E-Mail und intern optional über Microsoft Teams kommuniziert.

Vorlagen können je Besuchsgrund angepasst werden. Bei Bedarf werden Parkplatzanforderungen sowie Kennzeicheninformationen übermittelt.

Besucher können sich eigenständig ein- und auschecken; auch spontane Besucher lassen sich schnell registrieren.

Die Berechtigungsverwaltung wird vereinfacht und Mitarbeiterstammdaten sind ohne doppelte Pflege verfügbar.

B365 integriert sich in SharePoint Online, Teams, Outlook, Exchange, OneDrive und bestehende Intranet-Ablaufe.

Besuchstermine werden kalendersynchron verwaltet; interne Kommunikation kann per E-Mail oder Teams erfolgen.

Durch offene Architektur und Power-Platform-Anbindung sind Integrationen in Drittanwendungen möglich.

Mit entsprechendem Know-how können Prozesse und Apps eigenständig erweitert werden.

Räume und Standorte aus Exchange können integriert, reserviert und auf Kollisionen geprüft werden.

Alle Besucher- und Mitarbeiterdaten verbleiben im eigenen Microsoft-365-Tenant mit voller Datenhoheit.

Besuchszeiten, Berechtigungen, Sichtbarkeit, Sprachen sowie standortspezifische Informationen sind je Niederlassung steürbar.

Logos, Farben, Bilder sowie Oberflächen und E-Mail-Templates lassen sich an das Corporate Design anpassen.

Mitarbeiter melden Besucher zentral an, erhalten ereignisbasierte Hinweise und können Daten regelbasiert als CSV exportieren.

Ausweisvorlagen und erfassbare Datenfelder sind flexibel konfigurierbar.