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Datenschutzerklärung für Besuchermanagement B365

Datenschutzerklärung

Geltungsbereich dieser Erklärung: Sie besteht aus zwei Teilen. Teil A (Abschnitte 1 bis 15) beschreibt die Datenverarbeitung durch die anouri GmbH auf dieser Website. Teil B (Abschnitte 16 bis 21) beschreibt, wie die Software B365 Besuchermanagement personenbezogene Daten verarbeitet, wenn sie im Microsoft-365-Tenant eines Kunden installiert und betrieben wird.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

anouri GmbH
Alte Leipziger Straße 62
63571 Gelnhausen

Kontakt: datenschutz@anouri.gmbh

2. Allgemeine Datenschutzbestimmungen

Die anouri GmbH respektiert Ihre Datenschutzrechte. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten sammeln, verwenden und schützen.

3. Grundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

4. Erhebung und Verarbeitung von Daten

Website-Aufruf:
Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Informationen erfasst:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit
  • Browser- und Betriebssystemtyp
  • Referrer URL

Diese Daten werden gelöscht, sobald sie für statistische Zwecke nicht mehr benötigt werden (max. 30 Tage).

Kontakt per E-Mail oder Telefon:
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage.

Ihre Angaben werden verwendet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Für Anfragen, die Sie über ein Formular auf dieser Website stellen, gilt ergänzend Abschnitt 12.

Beratungen:

  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten beschränkt sich auf das unbedingt erforderliche Maß im Rahmen von B2B- und B2G-Geschäftsbeziehungen.
  • Geschäftsdaten (Verträge) werden gemäß GoBD aufbewahrt

5. Microsoft Clarity Analytics

Wir nutzen Microsoft Clarity zur Analyse von Nutzerverhalten. Clarity erfasst anonyme Daten wie:

  • Mausposition
  • Scroll-Verhalten
  • Geklickte Elemente

Datenschutz: Clarity wird DSGVO-konform betrieben und speichert Daten auf EU-Servern.

6. Cookies

Unsere Website nutzt Cookies nur mit Ihrer Zustimmung. Ein Cookie-Banner informiert Sie beim ersten Besuch.

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen deaktivieren.

7. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Artikel 15)
  • Recht auf Berichtigung (Artikel 16)
  • Recht auf Löschung (Artikel 17)
  • Recht auf Einschränkung (Artikel 18)
  • Recht auf Datenportabilität (Artikel 20)
  • Recht auf Widerspruch (Artikel 21)
  • Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3)

Auskunft oder Löschung anfordern:
Schreiben Sie uns an datenschutz@anouri.gmbh. Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen bearbeiten.

8. Offline-Betrieb

Ein großer Teil unserer Beratung erfolgt offline (vor Ort beim Kunden). Die dabei erfassten Daten unterliegen:

  • Verträgen mit NDAs und Datenschutzvereinbarungen
  • Speicherung nur auf verschlüsselten Systemen
  • Automatische Löschung nach 30 Tagen, sofern nicht vertraglich vereinbart

9. Cloud-Betrieb

Einige Services werden über Azure Cloud erbracht:

  • Daten sind EU-gehostet (Microsoft EU Data Center)
  • Vollständige DSGVO-Compliance
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorhanden

Unsere Website enthält Links zu externen Websites. Wir sind nicht verantwortlich für deren Datenschutzrichtlinien.

11. Kontakt zum Datenschutzverantwortlicher

Datenschutzverantwortlicher:
datenschutz@anouri.gmbh

Beschwerde bei Aufsichtsbehörde:
Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen.

12. Anforderung von Fachinformationen (Case Studies, Whitepaper)

Auf dieser Website können Sie Fachdokumente wie Praxisberichte oder Case Studies anfordern. Dazu füllen Sie ein Formular aus, und wir stellen Ihnen das Dokument über einen zeitlich begrenzten Download-Link sowie zusätzlich per E-Mail bereit.

Welche Daten wir erheben:

  • E-Mail-Adresse, Nachname und Unternehmen (erforderlich)
  • Vorname (freiwillig)
  • technisch zusätzlich: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage und die Kennung des verwendeten Formulars

Zwecke der Verarbeitung:

  • Bereitstellung des von Ihnen angeforderten Dokuments
  • Beantwortung unmittelbarer Rückfragen zu Ihrer Anfrage
  • Abwehr missbräuchlicher und automatisierter Nutzung unserer Formulare

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen). Für die technische Protokollierung und die Missbrauchsabwehr stützen wir uns ergänzend auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Erforderlichkeit der Angaben: Die Angaben sind weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre E-Mail-Adresse können wir Ihnen das Dokument jedoch nicht zustellen.

Speicherdauer:

  • Anfragedatensatz: bis zu 24 Monate nach der letzten Interaktion, danach Löschung
  • Download-Link: längstens 14 Tage gültig
  • Server-Protokolle: längstens 30 Tage

Empfänger: Für den Versand der E-Mails setzen wir einen Auftragsverarbeiter ein (Abschnitt 14). Die Website wird über Microsoft Azure bereitgestellt (Abschnitt 9).

Widerspruchsrecht: Gegen die Verarbeitungen, die wir auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO stützen, können Sie nach Artikel 21 DSGVO jederzeit Widerspruch einlegen.

13. Einwilligung in den Erhalt von Fachinformationen per E-Mail

Sie können uns im Formular gesondert die Einwilligung erteilen, Ihnen Praxisberichte, Produktinformationen, Update-Hinweise und Veranstaltungseinladungen rund um B365 Besuchermanagement per E-Mail zuzusenden.

Freiwilligkeit und Trennung: Diese Einwilligung ist eine gesonderte, nicht vorausgewählte Angabe. Sie ist keine Voraussetzung für den Erhalt des angeforderten Dokuments. Sie können das Dokument also anfordern, ohne die Einwilligung zu erteilen (Artikel 7 Absatz 4 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO; für die werbliche E-Mail ergänzend § 7 Absatz 2 Nummer 3 UWG.

Double-Opt-In-Verfahren: Wir nehmen Sie erst nach einer ausdrücklichen Bestätigung in den Verteiler auf. Das Verfahren hat drei Schritte:

  1. Sie setzen im Formular das Häkchen für den Erhalt von Fachinformationen.
  2. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Diese E-Mail enthält keine Werbung.
  3. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf.

Bestätigen Sie nicht innerhalb von 14 Tagen, löschen wir den Datensatz. Der Bestätigungslink ist 7 Tage gültig.

Protokollierung zum Nachweis: Zum Nachweis der Einwilligung nach Artikel 7 Absatz 1 DSGVO speichern wir den Zeitpunkt Ihrer Anmeldung, den Zeitpunkt Ihrer Bestätigung, die jeweils verwendete IP-Adresse sowie den Wortlaut und die Versionskennung des Einwilligungstextes, der Ihnen angezeigt wurde.

Keine Erfolgsmessung: Eine Messung des Öffnungs- und Klickverhaltens findet nicht statt. Unsere E-Mails enthalten keine Zählpixel, und Links werden für eine Nachverfolgung nicht umgeschrieben.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen — über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos an datenschutz@anouri.gmbh. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).

Speicherdauer: bis zu Ihrem Widerruf. Danach nehmen wir Ihre E-Mail-Adresse in eine Sperrliste auf, um eine erneute Zusendung dauerhaft auszuschließen. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Beachtung Ihres Widerrufs (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

14. Einsatz von Mailjet für den E-Mail-Versand

Für den Versand der in den Abschnitten 12 und 13 beschriebenen E-Mails setzen wir einen Dienstleister ein:

Mailjet GmbH (Sinch Group), Alt-Moabit 2, 10557 Berlin, Deutschland

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, Inhalt und Metadaten der Nachricht sowie Zustell- und Bounce-Status.

Auftragsverarbeitung: Mit der Mailjet GmbH besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach unserer Weisung.

15. Schutz unserer Formulare vor missbräuchlicher Nutzung

Um automatisierte Massenanfragen über unsere Formulare abzuwehren, setzen wir folgende Maßnahmen ein:

  • ein für Menschen unsichtbares Zusatzfeld, das nur von automatisierten Programmen ausgefüllt wird
  • eine Prüfung, ob die angegebene E-Mail-Domain überhaupt E-Mails empfangen kann
  • eine Begrenzung der Anzahl von Anfragen je IP-Adresse innerhalb eines Zeitfensters

Dabei werden keine Cookies gesetzt, es werden keine Daten an Dritte übermittelt, und ein externer Captcha-Dienst kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr automatisierter Massenanfragen und in der Verfügbarkeit unserer Systeme.

Speicherdauer: Die zur Abwehr erhobenen Daten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Teil B: Datenverarbeitung in der Software B365 Besuchermanagement

16. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Die Abschnitte 16 bis 21 betreffen nicht diese Website, sondern die Software B365 Besuchermanagement, die Kunden in ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung installieren und betreiben.

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für alle in der Software verarbeiteten personenbezogenen Daten – insbesondere Besucher-, Gastgeber- und Mitarbeiterdaten – ist ausschließlich das Unternehmen, das B365 einsetzt. Die anouri GmbH ist Herstellerin und Lieferantin der Software. Für den laufenden Betrieb ist sie weder Verantwortliche noch Auftragsverarbeiterin, da sie zu den im Kundentenant gespeicherten Daten keinen Zugang hat.

Zweck, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer und Löschung der Daten legt allein das einsetzende Unternehmen fest.

17. Bereitstellung und Installation

B365 wird über den Microsoft Marketplace bezogen oder gemeinsam mit dem Kunden in dessen Microsoft-365-Tenant installiert. Die Installation nimmt der Kunde selbst vor oder – auf seine Veranlassung – unter Mitwirkung der anouri GmbH.

Mit Abschluss der Installation liegen Betrieb, Konfiguration und Datenhoheit vollständig beim Kunden. Die Software wird nicht von der anouri GmbH gehostet und nicht von ihr betrieben.

18. Datenhaltung und Datenflüsse

Sämtliche von B365 verarbeiteten Daten werden ausschließlich in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden gespeichert, insbesondere in SharePoint Online. Eine Übermittlung dieser Daten an die anouri GmbH findet nicht statt.

Im Einzelnen bedeutet das:

  • Keine Übermittlung an anouri: Die Anwendung sendet keine Besucher-, Nutzungs- oder Konfigurationsdaten an Systeme der anouri GmbH.
  • Keine Telemetrie und keine Nutzungsanalyse: Es werden keine Statistiken, Absturzberichte oder Diagnosedaten an die anouri GmbH oder an Dritte übertragen.
  • Keine Lizenz- oder Aktivierungsabfrage: Die Software nimmt zur Laufzeit keine Verbindung zu Servern der anouri GmbH auf.
  • Keine Cookies oder Tracking-Technologien zu Analyse- oder Marketingzwecken.

Verbindungen bestehen ausschließlich zu Microsoft-365-Diensten desselben Tenants, etwa SharePoint Online, Exchange Online, Microsoft Teams, Entra ID und – je nach gewählter Ausprägung – der Microsoft Power Platform. Für die Verarbeitung in diesen Diensten gilt die Vereinbarung zwischen dem Kunden und Microsoft.

19. Benachrichtigungen und kundeneigene Erweiterungen

B365 kann Einladungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen per E-Mail oder über Microsoft Teams versenden, etwa an Besucher oder an den Gastgeber. Der Versand erfolgt über die Dienste des Kundentenants. Ob solche Benachrichtigungen aktiviert werden, welchen Inhalt sie haben und wer sie erhält, bestimmt der Kunde.

Bindet der Kunde eigene Workflows, Konnektoren oder Drittsysteme an B365 an, verantwortet er die daraus entstehenden Verarbeitungen und Übermittlungen selbst. Die anouri GmbH hat darauf keinen Einfluss.

20. Support und Zugriff auf Daten im Kundentenant

Ein Zugriff der anouri GmbH auf Daten im Kundentenant erfolgt ausschließlich auf ausdrückliche Anforderung des Kunden, etwa bei Einrichtung, Schulung oder Fehleranalyse. Er ist auf den jeweiligen Anlass und Zeitraum begrenzt und wird nach Abschluss beendet.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Kunden. Die hierfür erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen treffen wir individuell mit dem jeweiligen Kunden.

21. Rechte von Besuchern und anderen betroffenen Personen

Besucher und andere betroffene Personen richten Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen zu Daten aus B365 an das Unternehmen, das sie besucht haben und das die Software einsetzt. Nur dieses Unternehmen hat Zugang zu den Daten und kann darüber Auskunft erteilen.

Die anouri GmbH kann solche Anfragen nicht beantworten, da ihr die Daten nicht vorliegen. Sie unterstützt ihre Kunden auf Anforderung bei der technischen Umsetzung von Auskünften, Berichtigungen und Löschungen.

Auch die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO gegenüber Besuchern – etwa durch einen Datenschutzhinweis bei der Anmeldung – obliegen dem einsetzenden Unternehmen.

Version: 1.2
Stand: 22.09.2026
Nächste Überprüfung: 22.09.2027