Aufbewahrungspflichten für Besucherdaten im Besuchermanagement
In der heutigen digitalen Geschäftswelt spielen Datenschutz und Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Besonders im Kontext des Besuchermanagements ist es wichtig, die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten zu verstehen, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden.
Grundlagen der Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt keine expliziten Aufbewahrungsfristen für Besucherdaten fest. Dennoch müssen personenbezogene Daten gemäß der DSGVO für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und aufbewahrt werden. Sobald der ursprüngliche Zweck der Datenerhebung wegfällt, besteht eine direkte Verpflichtung zur Löschung dieser Daten.
Allerdings gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die in verschiedenen Gesetzen wie der Abgabenordnung (AO) oder dem Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt sind.
Im Idealfall sollten Besucherdaten nach Erfüllung ihres Zwecks gelöscht werden. Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten, empfiehlt es sich, die Daten umgehend zu löschen.
Individuelle Entscheidungen und Unternehmenskritikalität
Die Dauer der Aufbewahrung von Besucherdaten variiert je nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Erfahrungsgemäß wählen Kunden Aufbewahrungsdauern von 30 bis 180 Tagen. Die Kritikalität des Unternehmens und seiner Produkte beeinflusst maßgeblich die Entscheidung über die Aufbewahrungsdauer.
Branchen wie Hersteller von Gefahrenstoffen neigen dazu, Daten länger aufzubewahren, um bei Unfällen oder Diebstählen besser gerüstet zu sein.
Besucherinformation und Aufklärung über Aufbewahrungsfristen
Es ist von entscheidender Bedeutung, Besucher über die Aufbewahrungsfristen zu informieren. Eine effektive Möglichkeit, dies zu tun, ist durch eine Besucherinformation, die bei Ankunft des Besuchers zur Unterschrift vorgelegt wird.
SharePoint Online und die Rolle des Papierkorbs
Wenn das anouri Besuchermanagement 365 in Verbindung mit Microsoft 365 und SharePoint Online genutzt wird, sind die Besonderheiten des Papierkorbs zu beachten. Gemäß DSGVO muss eine Löschung irreversibel sein.
In SharePoint Online werden gelöschte Elemente standardmäßig 93 Tage lang aufbewahrt. Sie verbleiben in diesem Zeitraum im Papierkorb der Website, es sei denn, sie werden manuell gelöscht oder das Kontingent des Papierkorbs wird überschritten.
SharePoint Online behält Backups aller Inhalte für weitere 14 Tage nach dem tatsächlichen Löschen bei.
Fazit
Die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten sind ein komplexes Thema, das eine ausgewogene Berücksichtigung von rechtlichen Vorgaben, individuellen Unternehmensbedürfnissen und technologischen Möglichkeiten erfordert. Das anouri Besuchermanagement B365 bietet eine Lösung, die diese Aspekte in Einklang bringt und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen erleichtert.
Letztlich ist es von höchster Wichtigkeit, dass Unternehmen Besucher transparent über die Aufbewahrungsfristen informieren, um Datenschutz und Vertrauen zu gewährleisten.