Häufig gestellte Fragen zu B365 Besuchermanagement 365®

Nein. Sie zahlen einmal einen Festpreis, die Lizenz hat keine Laufzeit. Es gibt keine Monatsrechnung von uns und keine Kündigungsfrist.

Weil sie dazugehört: Ohne Installation läuft B365 nicht. Im Festpreis sind Installation, Abnahmetest mit Ihren Inhalten und Einweisung enthalten. Wenn der Termin endet, ist Ihr Empfang arbeitsfähig.

Solange alles läuft: nichts. Danach gibt es Support nach Aufwand – ohne Vertrag, abgerechnet je angefangene Viertelstunde – und Updates auf Anfrage zum Festpreis. Kein Abo.

Mit dem Paket Online-Anmeldung (Komplett) melden sich Besucher auf dem eigenen Smartphone an: Schon vor dem Termin unterschreiben sie die Besucherinformation über den Link aus der Einladungs-E-Mail, vor Ort melden sie sich beim Gastgeber an und wieder ab – ohne App-Installation. Die Anmeldung läuft als Webanwendung in Ihrem Azure, der Empfang braucht dafür keine Power-Apps-Lizenz. Das Paket kostet 9.990 € netto, einmalig.

Nein. Beliebig viele Niederlassungen und Gesellschaften in einer B365-Instanz sind ohne Aufpreis enthalten. Nur wenn eine Gesellschaft in einer eigenen, getrennten Umgebung laufen muss, berechnen wir die Installation dieser weiteren Instanz mit 780 €.

Ein technisches Dienstkonto mit Power Automate Premium und Power Apps Premium. Mitarbeiter und Besucher brauchen keine zusätzliche Lizenz. Wir prüfen die Voraussetzungen im Vorgespräch mit Ihnen.

Lizenzen je Rolle in der Dokumentation (öffnet in neuem Tab)

Ja. Unsere Onlinedokumentation beschreibt Voraussetzungen, Lizenzen je Rolle, Berechtigungen, Installation und Betrieb – auf Deutsch und Englisch, öffentlich und ohne Registrierung. Die Installation selbst ist in jedem Paket enthalten und wird von uns durchgeführt.

Zur Dokumentation (öffnet in neuem Tab)

In der reinen Lizenz bei einem bis drei Standorten oft ja. Nicht eingerechnet sind dabei Lieferantenprüfung, Auftragsverarbeitungsvertrag, eine zweite Benutzerverwaltung und spätere Preisänderungen. Mit B365 bleiben Ihre Daten in Ihrem Microsoft 365, und Sie zahlen einmal.

Ja. Pick-Up-App, Ausweisscanner, Identitätsprüfung für AEO, Teams-App und die Selbstanmeldung am Tablet lassen sich jederzeit zum Festpreis ergänzen, die Einrichtung ist inklusive. Die Anmeldung auf dem Smartphone ist eine Erweiterung der Selbstanmeldung – Sie brauchen also zuerst die Selbstanmeldung.

Ja. Microsoft-Partner können B365 ihren Kunden anbieten; die Installation übernehmen wir. Sprechen Sie uns für die Konditionen an.

B365 verbindet Compliance, Komfort und Effizienz: weniger manueller Aufwand am Empfang, bessere Ressourcenplanung und weniger Medienbrüche. Das senkt Kosten und verbessert gleichzeitig den professionellen Eindruck bei Besuchern.

Besuche werden nachvollziehbar dokumentiert, Berechtigungen rollenbasiert gesteuert und Aufbewahrungsfristen regelbasiert umgesetzt. Damit wird die Grundlage für interne Kontrollen und externe Audits deutlich robuster.

B365 baut auf vorhandenen Microsoft-365-Komponenten auf und folgt einem klaren Einführungsablauf aus Vorbereitung, Setup, Test und Go-live. Dadurch lassen sich Verantwortlichkeiten früh klären und Rollout-Risiken senken.

Ja. B365 ist SharePoint-basiert und nutzt Ihre vorhandene Microsoft-365-Landschaft. Besucher- und Prozessdaten verbleiben im eigenen Tenant mit klarer Datenhoheit.

Microsoft 365 mit SharePoint Online und ein technisches Dienstkonto mit Power Automate Premium und Power Apps Premium. Details stehen auf der Seite Preise und Pakete.

Die technische Basis kann in kurzer Zeit eingerichtet werden, wenn Vorbereitung und Verantwortlichkeiten geklärt sind. Danach folgen Feinkonfigurationen wie Vorlagen, Berechtigungen, Sprachen und Benachrichtigungen.

B365 liefert aktuelle Anwesenheitslisten in Echtzeit und unterstützt damit Brandschutz- und Evakuierungsprozesse. Externe Personen können während ihres Aufenthalts nachvollziehbar erfasst und bei Bedarf schnell identifiziert werden.

Ja. Besuchszeiten, Sichtbarkeiten, Sprachen, Pflichtinformationen und Berechtigungen lassen sich je Standort konfigurieren. So bleibt der Prozess konzernweit einheitlich und lokal passend.

Ja. Besucher können sich per Tablet und QR-Code selbst anmelden, einchecken und auschecken. Das reduziert Wartezeiten und entlastet das Facility-Team in Stoßzeiten. Mit dem Paket Online-Anmeldung (Komplett) melden sich Besucher mit dem eigenen Smartphone beim Gastgeber an.

Ausweisvorlagen, Zutrittsdaten und digitale Besucherinformationen sind flexibel konfigurierbar. Inhalte können nach Besuchsgrund, Sprache und Standort differenziert und dokumentiert werden.

B365 kann optional Erinnerungen versenden und danach regelbasiert automatisch abmelden. Dadurch bleibt der Besucherstatus konsistent und operative Nacharbeit wird reduziert.

Aufbewahrungsfristen können kundenspezifisch definiert werden; danach erfolgt die regelbasierte Löschung von Besucherdaten. Damit werden DSGVO-Anforderungen organisatorisch besser umsetzbar.

Ja, mit dem Paket Online-Anmeldung (Komplett). Der Besucher öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail auf seinem Smartphone, liest die Besucherinformation und unterschreibt – ohne App-Installation. Am Empfang ist dann nichts mehr zu tun.

Ja. Mit einer mitgelieferten App wird der Ausweis geprüft und die Prüfung beim Besuch dokumentiert. Die Identitätsprüfung gibt es als Modul zu jedem Paket; im Paket Online-Anmeldung (Komplett) ist sie enthalten.

Durch Voranmeldung, QR-Code-Prozesse und digitale Formulare sind wesentliche Daten bereits vorhanden. Das verkürzt die Anmeldezeit und reduziert Rückfragen am Empfang.

Beide Varianten können kombiniert werden. Besucher mit QR-Code nutzen den Self-Service, während Sonderfälle oder Erstbesuche weiterhin direkt am Empfang betreut werden.

Über aktuelle Übersichten und Statusinformationen sehen Sie, wer angemeldet, eingecheckt oder noch offen ist. Das erleichtert Priorisierung und reduziert Suchaufwand im Tagesbetrieb.

Mehrsprachige Hinweise und klar geführte Schritte im Prozess helfen bei der Orientierung.

Ja. Besucherausweise und digitale Unterweisungen lassen sich im Check-in-Prozess integrieren. Signaturen und relevante Pflichtinformationen werden dabei nachvollziehbar dokumentiert.

Ankunft, Aufenthalt und Abreise werden digital erfasst. Dadurch entfallen papierbasierte Listen, und Auswertungen oder Exporte können regelbasiert bereitgestellt werden.

Mit der Pick-Up-App sehen Sie in Echtzeit, wer am Treffpunkt wartet und wer abgeholt wurde. Wartet ein Besucher zu lange, wird der Sicherheitsdienst benachrichtigt.

Besucher können zentral vorangemeldet werden, inklusive Termin- und Kontaktdaten. Wiederkehrende Besucher lassen sich als Stammgäste verwalten, wodurch Eingaben bei Folgeterminen deutlich schneller gehen.

Ja. Ereignisse können per E-Mail und optional über Microsoft Teams kommuniziert werden, damit Gastgeber und beteiligte Teams zeitnah informiert sind.

Ja. B365 unterstützt wiederkehrende Termine und Besucherprofile. Bereits bekannte Daten und gültige Unterweisungen können weiterverwendet werden.

Spontane Besucher können direkt am Empfang oder per Selbstanmeldung am Tablet erfasst werden. Der Prozess bleibt dabei dokumentiert und regelkonform.

Ja. B365 ist mehrsprachig ausgelegt und unterstützt die differenzierte Ausspielung von Informationen je Sprache, Standort oder Besuchsgrund.

Durch automatisierte Benachrichtigungen, Vorlagen und standardisierte Prozessschritte sinkt der Abstimmungsaufwand zwischen Gastgeber, Empfang und Besuch deutlich.

Ja. Sie wählen beim Anlegen des Besuchs aus einer Liste, die Ihr Unternehmen selbst pflegt.