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Häufig gestellte Fragen zu B365

Nach Rollen sortiert: die wichtigsten Fragen für CEO, Facility-Management, Empfang und Endanwender.

Für CEOs

Welchen geschäftlichen Nutzen bringt B365 über reine Pflichtdokumentation hinaus?
B365 verbindet Compliance, Komfort und Effizienz: weniger manueller Aufwand am Empfang, bessere Ressourcenplanung und weniger Medienbrüche. Das senkt Kosten und verbessert gleichzeitig den professionellen Eindruck bei Besuchern.
Wie unterstützt B365 uns bei Compliance und Audit-Fähigkeit?
Besuche werden nachvollziehbar dokumentiert, Berechtigungen rollenbasiert gesteuert und Aufbewahrungsfristen regelbasiert umgesetzt. Damit wird die Grundlage für interne Kontrollen und externe Audits deutlich robuster.
Wie minimieren wir Einführungsrisiken in der Organisation?
B365 baut auf vorhandenen Microsoft-365-Komponenten auf und folgt einem klaren Einführungsablauf aus Vorbereitung, Setup, Test und Go-live. Dadurch lassen sich Verantwortlichkeiten früh klären und Rollout-Risiken senken.
Bleiben unsere Daten in unserer Microsoft-365-Umgebung?
Ja. B365 ist SharePoint-basiert und nutzt Ihre vorhandene Microsoft-365-Landschaft. Besucher- und Prozessdaten verbleiben im eigenen Tenant mit klarer Datenhoheit.
Welche Voraussetzungen brauchen wir für den Betrieb?
Grundlage sind Microsoft 365, SharePoint Online und die Power Platform.
Wie schnell kann B365 produktiv werden?
Die technische Basis kann in kurzer Zeit eingerichtet werden, wenn Vorbereitung und Verantwortlichkeiten geklärt sind. Danach folgen Feinkonfigurationen wie Vorlagen, Berechtigungen, Sprachen und Benachrichtigungen.

Für Facility-Manager

Wie unterstützt B365 mich bei Sicherheits- und Evakuierungsvorgaben?
B365 liefert aktuelle Anwesenheitslisten in Echtzeit und unterstützt damit Brandschutz- und Evakuierungsprozesse. Externe Personen können während ihres Aufenthalts nachvollziehbar erfasst und bei Bedarf schnell identifiziert werden.
Können wir standortspezifische Regeln für verschiedene Niederlassungen abbilden?
Ja. Besuchszeiten, Sichtbarkeiten, Sprachen, Pflichtinformationen und Berechtigungen lassen sich je Standort konfigurieren. So bleibt der Prozess konzernweit einheitlich und lokal passend.
Lässt sich der Check-in auch ohne durchgehend besetzten Empfang betreiben?
Ja. Besucher können sich per Tablet und QR-Code selbst anmelden, einchecken und auschecken. Das reduziert Wartezeiten und entlastet das Facility-Team in Stoßzeiten.
Wie werden Ausweise, Zutrittsinformationen und Besucherunterweisungen gesteuert?
Ausweisvorlagen, Zutrittsdaten und digitale Besucherinformationen sind flexibel konfigurierbar. Inhalte können nach Besuchsgrund, Sprache und Standort differenziert und dokumentiert werden.
Wie gehen wir mit nicht aktiv abgemeldeten Besuchern um?
B365 kann optional Erinnerungen versenden und danach regelbasiert automatisch abmelden. Dadurch bleibt der Besucherstatus konsistent und operative Nacharbeit wird reduziert.
Wie unterstützen wir Datenschutz- und Löschkonzepte im Betrieb?
Aufbewahrungsfristen können kundenspezifisch definiert werden; danach erfolgt die regelbasierte Löschung von Besucherdaten. Damit werden DSGVO-Anforderungen organisatorisch besser umsetzbar.

Für Empfangspersonal

Wie beschleunigt B365 den Check-in am Empfang konkret?
Durch Voranmeldung, QR-Code-Prozesse und digitale Formulare sind wesentliche Daten bereits vorhanden. Das verkürzt die Anmeldezeit und reduziert Rückfragen am Empfang.
Wie laufen Selbstanmeldung und klassische Anmeldung parallel?
Beide Varianten können kombiniert werden. Besucher mit QR-Code nutzen den Self-Service, während Sonderfälle oder Erstbesuche weiterhin direkt am Empfang betreut werden.
Wie behalten wir in Stoßzeiten den Überblick über wartende und anwesende Besucher?
Über aktuelle Übersichten und Statusinformationen sehen Sie, wer angemeldet, eingecheckt oder noch offen ist. Das erleichtert Priorisierung und reduziert Suchaufwand im Tagesbetrieb.
Wie unterstützen wir Besucher ohne Sprachkenntnisse oder mit Rückfragen?
Mehrsprachige Hinweise und klar geführte Schritte im Prozess helfen bei der Orientierung.
Können Ausweise und Pflichtinformationen direkt im Prozess ausgegeben werden?
Ja. Besucherausweise und digitale Unterweisungen lassen sich im Check-in-Prozess integrieren. Signaturen und relevante Pflichtinformationen werden dabei nachvollziehbar dokumentiert.
Wie vermeiden wir Papierlisten und Nachpflege am Tagesende?
Ankunft, Aufenthalt und Abreise werden digital erfasst. Dadurch entfallen papierbasierte Listen, und Auswertungen oder Exporte können regelbasiert bereitgestellt werden.

Für Endanwender (Mitarbeitende/Gastgeber)

Wie melde ich Besucher im Alltag an?
Besucher können zentral vorangemeldet werden, inklusive Termin- und Kontaktdaten. Wiederkehrende Besucher lassen sich als Stammgäste verwalten, wodurch Eingaben bei Folgeterminen deutlich schneller gehen.
Erhalte ich automatische Benachrichtigungen bei Ankunft oder Statusänderungen?
Ja. Ereignisse können per E-Mail und optional über Microsoft Teams kommuniziert werden, damit Gastgeber und beteiligte Teams zeitnah informiert sind.
Kann ich wiederkehrende Besuche effizient verwalten?
Ja. B365 unterstützt wiederkehrende Termine und Besucherprofile. Bereits bekannte Daten und gültige Unterweisungen können weiterverwendet werden.
Was passiert bei spontanen Besuchen ohne Voranmeldung?
Spontane Besucher können direkt am Empfang oder per Selbstregistrierung am Tablet erfasst werden. Der Prozess bleibt dabei dokumentiert und regelkonform.
Kann ich Besucherinformationen in mehreren Sprachen bereitstellen?
Ja. B365 ist mehrsprachig ausgelegt und unterstützt die differenzierte Ausspielung von Informationen je Sprache, Standort oder Besuchsgrund.
Wie hilft mir B365, weniger manuell nachzufassen?
Durch automatisierte Benachrichtigungen, Vorlagen und standardisierte Prozessschritte sinkt der Abstimmungsaufwand zwischen Gastgeber, Empfang und Besuch deutlich.

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