Die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten im digitalen Besuchermanagement

Die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten im digitalen Besuchermanagement

Aufbewahrungspflichten – Was Sie wissen sollten!

In der heutigen digitalen Geschäftswelt spielen Datenschutz und Datensicherheit eine entscheidende Rolle. Besonders im Kontext des Besuchermanagements ist es wichtig, die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten zu verstehen, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte der Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten und wie das anouri Besuchermanagement B365 in Verbindung mit Microsoft 365 und SharePoint Online dazu beitragen kann.

Grundlagen der Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten

Digitale Besuchermanagement-Systeme automatisieren die Löschung von Besucherdaten nach Ablauf der voreingestellten Aufbewahrungsfrist. Doch als Unternehmen stehen Sie vor der Aufgabe, diesen Zeitraum individuell festzulegen. Aber wie finden Sie den optimalen Zeitraum?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt keine expliziten Aufbewahrungsfristen für Besucherdaten fest. Dennoch müssen personenbezogene Daten gemäß der DSGVO für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und aufbewahrt werden. Sobald der ursprüngliche Zweck der Datenerhebung wegfällt, besteht eine direkte Verpflichtung zur Löschung dieser Daten. Allerdings gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die in verschiedenen Gesetzen wie der Abgabenordnung (AO) oder dem Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt sind.

Im Idealfall sollten Besucherdaten nach Erfüllung ihres Zwecks gelöscht werden. Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten, empfiehlt es sich, die Daten umgehend zu löschen. Dabei sollte der Zeitraum der Datenspeicherung die Gründe für die Datenverarbeitung sowie rechtliche Verpflichtungen berücksichtigen, wie zum Beispiel Arbeits-, Steuer- oder Betrugsbekämpfungsrecht.

Individuelle Entscheidungen und Unternehmenskritikalität

Die Dauer der Aufbewahrung von Besucherdaten variiert je nach den individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Erfahrungsgemäß wählen Kunden Aufbewahrungsdauern von 30 bis 180 Tagen. Dabei beeinflussen die Kritikalität des Unternehmens und seiner Produkte maßgeblich die Entscheidung über die Aufbewahrungsdauer. Branchen wie Hersteller von Gefahrenstoffen neigen dazu, Daten länger aufzubewahren, um bei Unfällen oder Diebstählen besser gerüstet zu sein.

Besucherinformation und Aufklärung über Aufbewahrungsfristen

Es ist von entscheidender Bedeutung, Besucher über die Aufbewahrungsfristen zu informieren. Eine effektive Möglichkeit, dies zu tun, ist durch eine Besucherinformation, die bei Ankunft des Besuchers zur Unterschrift vorgelegt wird. An dieser Stelle kann die Signatur App Digital von anouri Besuchermanagement eine bequeme Lösung bieten.

SharePoint Online und die Rolle des Papierkorbs

Wenn das anouri Besuchermanagement 365 in Verbindung mit Microsoft 365 und SharePoint Online genutzt wird, sind die Besonderheiten des Papierkorbs zu beachten. Gemäß DSGVO muss eine Löschung irreversibel sein, was bedeutet, dass der zweistufige Papierkorb von SharePoint und eventuelle Backups berücksichtigt werden müssen.

In SharePoint Online werden gelöschte Elemente standardmäßig 93 Tage lang aufbewahrt. Sie verbleiben in diesem Zeitraum im Papierkorb der Website, es sei denn, sie werden manuell gelöscht oder das Kontingent des Papierkorbs wird überschritten. In diesem Fall gehen die Elemente in den Papierkorb der Website-Sammlung, wo sie für den Rest der 93 Tage bleiben, es sei denn:

– Der Papierkorb der Website-Sammlung überschreitet sein Kontingent und beginnt, die ältesten Elemente zu löschen.

– Die Elemente werden manuell vom Administrator der Website-Sammlung aus dem Papierkorb der Website-Sammlung gelöscht (Informationen zum Vorgehen finden Sie unter Elemente aus dem Papierkorb der Website-Sammlung löschen).

– Der Speicherplatz des Papierkorbs der Website wird gegen das Speicherkontingent und die Listenschwellenwertgrenze der Website-Sammlung gerechnet. Der für den Papierkorb der Website-Sammlung zugewiesene Speicherplatz beträgt 200% des Speicherkontingents der Website-Sammlung. Diese Werte sind nicht konfigurierbar.

SharePoint Online behält Backups aller Inhalte für weitere 14 Tage nach dem tatsächlichen Löschen bei, die durch einen Service-Request bei Microsoft wieder hergestellt werden können.

Fazit

Die Aufbewahrungspflichten von Besucherdaten sind ein komplexes Thema, das eine ausgewogene Berücksichtigung von rechtlichen Vorgaben, individuellen Unternehmensbedürfnissen und technologischen Möglichkeiten erfordert. Das anouri Besuchermanagement B365 bietet eine Lösung, die diese Aspekte in Einklang bringt und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen erleichtert. Letztlich ist es von höchster Wichtigkeit, dass Unternehmen Besucher transparent über die Aufbewahrungsfristen informieren, um Datenschutz und Vertrauen zu gewährleisten.

Quellen:

Aufbewahrungsfristen im Datenschutz | DSGVO.tools

Wie lange dürfen Daten aufbewahrt werden und müssen sie aktualisiert werden? (europa.eu)

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