Empfang von Besuch

Digitale Besucherinformationen

Gestaltung und Umsetzung für einen effektiven Empfang

In einer Zeit, in der die Digitalisierung den Ton angibt, hat auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Besucher empfangen und betreuen, eine moderne Transformation erfahren. Statt sich mit sperrigen Papierformularen und zeitaufwändigen Prozessen abzumühen, setzen immer mehr Organisationen auf digitale Lösungen zur Besucheranmeldung. Ein entscheidender Teil dieses Wandels ist das Vorlegen von Besucherinformationen zur Unterschrift über digitale Plattformen. Hier werfen wir einen Blick auf die wichtigen Schritte, die Unternehmen beachten sollten, um effektive und einladende digitale Besucherinformationen zu gestalten.

1. Klare und relevante Informationen:

Der Schlüssel zu erfolgreichen Besucherinformationen liegt in ihrer Klarheit und Relevanz. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die präsentierten Informationen leicht verständlich sind und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Hierzu gehören Angaben wie der Grund des Besuchs, Besucherregeln, Sicherheitsverfahren und Anweisungen zum Ablauf. Irreführende oder übermäßige Informationen könnten Besucher verwirren und das Ziel verfehlen.

2. Branding und Corporate Design:

Digitale Besucherinformationen sind eine Erweiterung Ihrer Unternehmensidentität. Integrieren Sie daher Ihr Branding und Corporate Design in das Design der Dokumente. Dies schafft nicht nur Wiedererkennung, sondern vermittelt auch Professionalität und Konsistenz.

3. Interaktive Elemente:

Nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung, um interaktive Elemente einzubinden. Dies könnte beispielsweise Links zu Karten, Videos oder anderen Ressourcen beinhalten, die den Besuchern bei der Navigation oder der Klärung von Fragen helfen.

4. Verständliche Sprache:

Besucherinformationen sollten in einer klaren und verständlichen Sprache verfasst sein, die keine Missverständnisse zulässt. Vermeiden Sie Fachjargon und komplizierte Formulierungen. Denken Sie daran, dass Ihre Besucher möglicherweise unterschiedliche Sprachniveaus haben.

5. Datenschutz und Einwilligung:

Besonders wichtig ist der Abschnitt über den Datenschutz und die Einwilligung zur Datenerfassung. Erklären Sie transparent, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden und wie Sie die Privatsphäre der Besucher schützen. Stellen Sie sicher, dass die Einwilligung zur Datenerfassung klar erkennbar ist und dass Besucher die Möglichkeit haben, Fragen dazu zu stellen.

6. Barrierefreiheit:

Vergessen Sie nicht die Barrierefreiheit. Stellen Sie sicher, dass die Besucherinformationen für Menschen mit verschiedenen Beeinträchtigungen zugänglich sind. Dies schließt die Verwendung von klaren Schriftarten, ausreichendem Kontrast und ggf. Alternativtext für Bilder ein.

7. Flexibilität und Aktualisierung:

Ihre Besucherinformationen sollten leicht aktualisierbar sein, um Änderungen in Unternehmensrichtlinien oder Verfahren widerzuspiegeln. Eine digitale Plattform ermöglicht es Ihnen, Informationen schnell und ohne zusätzliche Kosten zu aktualisieren.

8. Tests und Feedback:

Bevor Sie Ihre digitalen Besucherinformationen in großem Umfang etablieren, führen Sie Tests durch und sammeln Sie Feedback von verschiedenen Benutzern. Dies kann dazu beitragen, mögliche Schwachstellen oder Verständnisprobleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen.

Die Umstellung auf digitale Besucherinformationen, die zur Unterschrift vorgelegt werden, eröffnet Unternehmen eine neue Welt der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Indem Sie die oben genannten Aspekte berücksichtigen und in Ihre Gestaltungs- und Umsetzungsstrategie integrieren, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besucher nicht nur willkommen geheißen werden, sondern auch klare und relevante Informationen erhalten, die ihren Aufenthalt reibungslos und angenehm gestalten.

Im Detail muss jedes Unternehmen selbst entscheiden welche Informationen sie Ihren Besuchern vorlegen und in welchem Detaillierungsgrad. Besucherinformationen über viele Seiten können Besucher verunsichern und werden vermutlich sowieso nicht gelesen. Bei einer zu kurzen Besucherinformation werden unter Umständen wichtige Informationen vergessen. Hier ist Ausgewogenheit und Augenmaß angebracht.

Hier haben wir eine mögliche Gliederung für Ihre Besucherinformationen zusammengetragen. Wir erheben damit keinen Anspruch auf Vollständigkeit und verstehen diese Gliederung als Anregung und Startpunkt für die Zusammenstellung Ihrer eigenen Besucherinformation.

Kopfdaten

  • Daten des eigenen Unternehmens, wie bspw.
    • Name
    • Adresse

    • Logo

  • Daten des Besuchers und des Besuchstermins
    • Name
    • Vorname
    • Firma
    • Mailadresse
    • Besuchte Person
    • Besuchszeitraum

  • Ggf. Verweis/Link auf die eigene Unternehmens AGB

Willkommen und Einführung

  • Kurze Vorstellung des Unternehmens und seiner Tätigkeitsbereiche
  • Zielsetzung der Besucherinformation
  • Allgemeine Informationen
  • Öffnungszeiten und Besuchsregelungen
  • Ansprechpartner für Besucheranfragen
  • Parkmöglichkeiten und Anfahrtshinweise
  • Sicherheit auf dem Firmengelände

Notwendige Schutzkleidung oder Sicherheitsausrüstung (nicht bei jedem Unternehmen notwendig)

  • Verhaltensregeln im Notfall (Feueralarm, Evakuierung)
  • Zutrittsberechtigungen und Zugangskontrollen

Hinweise für Fremdfirmen

  • Anmeldung von Fremdfirmen vor dem Besuch
  • Vorgaben für Fremdfirmen in Bezug auf Sicherheit und Verhalten
  • Umweltauflagen
  • Energiesparmaßnahmen
  • Verantwortlichkeiten und Koordination bei gemeinsamen Projekten

Zugriff auf das Gast-WLAN

  • Anleitung zur Verbindung mit dem Gast-WLAN
  • Nutzungsbedingungen und Sicherheitsrichtlinien für das WLAN
  • Haftungsausschluss für die Nutzung des Gast-WLANs

Vertraulichkeit und Datenschutz

  • Hinweise zur Vertraulichkeit von Informationen während des Besuchs
  • Datenschutzrichtlinien im Umgang mit personenbezogenen Daten
  • Fotografieren, Filmen und Aufzeichnen von Gesprächen

Feedback und Kontakt

  • Möglichkeit zur Rückmeldung und Verbesserungsvorschlägen
  • Kontaktinformationen für weiterführende Fragen oder Anliegen
  • Notfallkontakte
  • Liste wichtiger Notfallkontakte (Erste Hilfe, Sicherheitsdienst, Management)

Abschluss und Verabschiedung

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