Datenschutz vs. Persönliche Begrüßung – Was gilt es zu beachten?
Heute möchten wir ein wichtiges Thema beleuchten, das in vielen Unternehmen im Eingangsbereich auftritt: der Willkommensbildschirm. Dieser bildet oft den ersten Eindruck von einem Unternehmen und dient dazu, Gäste und Geschäftspartner persönlich zu begrüßen. Doch aus datenschutzrechtlicher Sicht gibt es hier einige Aspekte zu beachten, die wir genauer betrachten wollen.
Wir möchten einen Willkommensbildschirm für unsere Gäste einrichten
Häufig erhalten wir die Anfrage, ob wir mit unserem anouri Besuchermanagement 365 auch einen Willkommensbildschirm für die persönliche Begrüßung der Besucher im Empfangsbereich einrichten können. Hierbei soll der Besuch persönlich angesprochen werden, ggf. noch unter Nennung seiner Firma und weiteren Termindetails. So wird ein erster guter Eindruck erzeugt und der Besuch fühlt sich gleich persönlich in Empfang genommen.
Selbstverständlich lässt sich ein solcher Willkommensbildschirm mithilfe von anouri Besuchermanagement 365 ganz nach Ihren individuellen Vorstellungen realisieren. Sie können die persönliche Begrüßung Ihrer Gäste nahtlos integrieren und darüber hinaus automatisch Ihre Unternehmenspräsentation oder weitere relevante Informationen auf großformatigen Bildschirmen im Eingangsbereich präsentieren.
Bevor Sie dies allerdings in Ihrem Unternehmen umsetzen, sollten Sie einige datenschutzrechtliche Aspekte bedenken.
Einwilligung für Begrüßungs-Bildschirm?
Für diese Art der Datenerhebung und Darstellung sollte eine Einwilligung von jedem Gast eingeholt werden, denn generell gilt es zu bedenken, dass die Namensnennung auf einem Willkommensbildschirm in vielen Fällen nicht auf rechtliche Grundlagen gestützt werden kann.
Die EU-DSGVO legt fest, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt ist, wie zum Beispiel bei Einwilligung, rechtlicher Verpflichtung oder berechtigten betrieblichen Interessen. Wird auf dem Willkommensbildschirm der Name eines Gastes angezeigt, handelt es sich um eine Datenverarbeitung. Hierbei muss geprüft werden, ob die Verarbeitung die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Personen unverhältnismäßig einschränkt. Wenn jemand beispielsweise nicht möchte, dass sein Name öffentlich angezeigt wird, und dennoch geschieht dies ohne seine Einwilligung, stellt dies eine Beeinträchtigung dar. Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, ein Grundrecht, das dem Datenschutz zugrunde liegt, sollte hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Die namentliche Begrüßung mag vielen gefallen, doch das Grundrecht steht über individuellen Vorlieben.
Eine simple Lösung, die den Datenschutz respektiert, wäre, Gäste bereits bei der Terminvereinbarung zu fragen, ob sie mit der Nennung ihres Namens auf dem Willkommensbildschirm einverstanden sind. Indem der Gast darauf hingewiesen wird, dass sein Name aus persönlichem Willen erscheinen wird, kann er selbst entscheiden, ob er dem zustimmt oder nicht. Dies gibt dem Gast die Möglichkeit, seine Präsenz auf dem Willkommensbildschirm und damit öffentlich zu steuern.
Eine Ausnahme von dieser Regelung betrifft Bewerberinnen und Bewerber. Da diese in der Regel die Stelle nicht gefährden möchten, könnten sie einer namentlichen Nennung zustimmen, selbst wenn sie dies lieber nicht möchten. In solchen Fällen sollte darauf geachtet werden, auf eine namentliche Nennung von Bewerberinnen und Bewerbern generell zu verzichten.
Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, das Thema Willkommensbildschirm und Datenschutz ausführlich zu beleuchten. Es ist wichtig, dass Unternehmen die rechtlichen Aspekte berücksichtigen und Gästen die Möglichkeit zur Selbstbestimmung über ihre persönlichen Daten einräumen. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Quellen:
